Contesto
In una realtà competitiva sempre più complessa e agguerrita, il successo delle singole imprese dipende dalla loro organizzazione interna a tutti i livelli ed in particolare dalla capacità di sviluppare competenze lavorative più flessibili orientate al lavoro in team, che si basano sulla collaborazione e sulla comunicazione. Ciò che differenzia un’azienda e la sua capacità di competere non è semplicemente l’output finale, bensì la capacità dell’impresa di rispondere al momento e nel modo giusto alle esigenze del cliente, di sapersi adattare ad un mercato in continuo cambiamento e di farlo nel modo più economicamente sostenibile.
I processi sono vitali per un’organizzazione perché sono il modo in cui essa realizza i suoi obiettivi e implementa le sue strategie. L’azienda agile che sa cambiare con successo i processi critici diventa più efficiente, più snella, più veloce e riesce ad accrescere conseguentemente la soddisfazione dei propri clienti e la loro fedeltà. Per questo motivo l’utilizzo di sistemi di Business Process Management (BPM) sta diventando un’opzione sempre più importante per raggiungere l’eccellenza operativa della propria organizzazione, soprattutto nel contesto di trasformazione digitale in corso.
Cosa può offrire la soluzione BPM
La piattaforma BPM di Keystone fornisce un esteso set di strumenti specifici che consente di mappare, analizzare, gestire e migliorare i flussi dei processi di business, ma soprattutto di garantirne la corretta esecuzione degli stessi in base alle condizioni di avanzamento predefinite in fase di progettazione, tramite il controllo continuo e l’elevata automatizzazione delle attività operative e di supporto.
Keystone BPM è in grado di supportare attivamente l’organizzazione incrementando la produttività quotidiana delle risorse impegnate nella gestione operativa, abbattendone il relativo costo, migliorando la qualità, riducendo i rischi ed il lead-time nell’esecuzione dei processi.
In fase di progettazione, la piattaforma BPM mette a disposizione degli utenti, oltre a strumenti operativi per disegnare i processi, anche delle librerie di modelli standard di processi comuni alle diverse realtà organizzative, con possibilità di personalizzare gli stessi sulla base delle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione. Consente a tal fine di integrare in un unico ecosistema la gestione degli utenti, delle strutture organizzative, delle applicazioni e risorse ICT e dei relativi dati. Tali processi possono essere immediatamente resi operativi, ad opera di personale non tecnico, senza alcun sviluppo di software specifico.
In fase esecutiva, la piattaforma BPM è in grado di gestire la comunicazione ed il controllo delle attività da eseguire, utilizzando un innovativo motore di workflow facilmente adattabile alle esigenze di ciascuna organizzazione, al fine di automatizzare, snellire e scadenzare le attività interne in modo collaborativo, garantendo la condivisione della responsabilità a tutti i livelli, l’uso di un linguaggio e di una struttura comune fra le diverse aree aziendali, con conseguente coinvolgimento e miglioramento della comunicazione di tutta l’organizzazione.
La piattaforma BPM è stata progettata per permettere alle proprie risorse esperte di business di effettuare la mappatura ed ottimizzazione dei processi e l’analisi dei dati in essi gestiti, al fine di conseguire obiettivi di business digitale senza ricorrere a professionisti esperti nell’ambito della consulenza IT.
La piattaforma costituisce il driver per la gestione di qualsiasi iniziativa nell’ambito del business digitale, guidando i responsabili aziendali nella trasformazione, attraverso un percorso in cui sarà possibile realizzare la propria infrastruttura personalizzata sulla base delle proprie esigenze.
La piattaforma BPM consente di disporre di strumenti che costituiscono un pratico supporto agli operatori interni ed esterni, nelle fasi operative di gestione dei processi, al fine di rendere disponibili in modo automatizzato, in qualsiasi momento ed ovunque siano, tutte le informazioni necessarie contestualizzate rispetto all’attività in esecuzione, senza doverle ricercare.
La soluzione di workflow è dotata di capacità adattativa che consente in corso d’opera ed in base al contesto di adattarsi alla situazione gestita, garantendo in tal modo di non “ingessare” l’organizzazione su schemi rigidi, in presenza di eventi non previsti.
La piattaforma BPM di Keystone è progettata per essere configurabile ed adattabile in modo rapido e semplice alle proprie esigenze. Si caratterizza inoltre per la velocità di startup del sistema, garantendo miglioramenti immediati e misurabili.
A tal fine sono disponibili processi preconfigurati e facilmente personalizzabili, in cui sono stati ottimizzati i flussi per adattarli alle attività necessarie a soddisfare i requisiti ed adempimenti richiesti dalle diverse normative e dalle specifiche tematiche di settore.
La progettazione e realizzazione del sistema di workflow per la gestione delle istanze di processo ha posto la massima attenzione alla semplicità di utilizzo da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività operative, di monitoraggio e controllo del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate.
Potete ricevere notifiche, segnalazioni ed avvisi attraverso un efficiente sistema di BPM (Business Process Management) basato su motore di workflow, che alimenta ed aggiorna costantemente una work list (To do list), attraverso la quale vengono automaticamente aggregati ed integrati dati e informazioni, resi disponibili ai diversi attori coinvolti, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate.
Il risultato è una reale semplificazione della gestione operativa che consente agli utenti di identificare con precisione l’output, disponendo di tutte le necessarie informazioni, istruzioni, documenti ed applicazioni contestualizzate durante l’esecuzione dell’attività.
Il sistema garantisce a ciascun attore coinvolto, un’immediata ed automatica comunicazione delle attività da eseguire, in base al flusso predefinito nel processo e fornisce un quadro aggiornato in tempo reale dello stato di ciascuna istanza di processo, con la possibilità di intervenire in modifica sul singolo processo attivo al verificarsi di una eccezione non prevedibile in fase di progettazione del processo. Durante l’esecuzione del processo, il sistema è in grado di comunicare in automatico ai responsabili eventuali criticità ed effettuare una continua raccolta ed elaborazione delle informazioni gestite, con l’obiettivo di garantire un miglioramento continuo del sistema di gestione.
Un punto di forza della piattaforma BPM di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate durante la gestione dei processi di business, rendendo interoperabili gli strumenti di mappatura, modellizzazione ed esecuzione dei processi, con gli strumenti di organizzazione, analisi, pianificazione e monitoraggio dei sistemi di gestione aziendali.
La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, lo scambio e l’aggiornamento dei dati gestiti nelle attività dei processi con altre applicazioni e dispositivi già presenti in azienda, attraverso la creazione di connettori (Plug-in), velocemente realizzabili con gli strumenti disponibili nella suite. I connettori consentono di realizzare un ecosistema integrato finalizzato a promuovere la collaborazione e la capacità di presidio delle attività organizzative attraverso la disponibilità di informazioni legate al contesto specifico in cui si trova ad operare la risorsa.
L’offerta è orientata a organizzazioni private e pubbliche indipendentemente dal settore merceologico e dal numero di utenti coinvolti. La politica di pricing è flessibile, con costi di licenza competitivi, formulati in base al numero di utenti utilizzatori, che permette di rendere appetibile una soluzione professionale anche alle PMI.
Panoramica delle principali funzioni
La struttura funzionale della piattaforma BPM di Keystone è articolata in un esteso set di componenti che sono in grado di soddisfare la gestione completa dei dati attraverso il naturale ciclo di vita degli stessi. La piattaforma mette a disposizione strumenti che offrono le seguenti principali funzionalità:
Editor Processi
Ambiente di disegno e mappatura che consente la definizione di diagrammi e flussi di modelli di processo. Comprende la raccolta della documentazione necessaria, l’identificazione delle responsabilità, degli obiettivi di business ed i misuratori di performance.
Integrazione Processi
Ambiente di integrazione attraverso plugin che permette di connettere e rendere interoperabili sistemi ed applicazioni gestionali di terze parti in uso nell’azienda, con le attività definite nel flusso durante l’esecuzione del processo.
Validazione e Rilascio Processi
Gestisce il rilascio del processo in ambiente di produzione, al termine della fase di validazione dello stesso. Consente di convertire i processi in procedure documentali, in formato Word o Html, disponibili per eventuali integrazioni e stampa di report.
Istanze Processi
Gestisce le richieste di lancio delle specifiche istanze del processo, alimentando un registro delle richieste. Comprende strumenti di verifica e rilascio autorizzazioni per l’esecuzione dei processi.
Esecuzione Processi (Workflow)
Consente di attribuire tramite un potente motore di workflow i task operativi agli utenti in base ai ruoli e responsabilità definiti a livello di progettazione dei processi. Alimenta in tempo reale le work list degli attori coinvolti, orchestrando e comunicando la corretta esecuzione dei task in modo collaborativo, seguendo le regole definite nel processo.
Monitor Processi
Fornisce un completo monitoraggio costantemente aggiornato di tutte le istanze di processo in esecuzione, tracciando e visualizzandone in automatico lo stato ed i relativi dati di consuntivazione, alimentando in tempo reale i KPI disponibili nelle dashboard per valutare le prestazioni. Consente di gestire le eccezioni, con modifiche che possono essere apportate al flusso durante l’esecuzione dello stesso.
Screenshot
Benefici
- Consente di disegnare e mappare i processi con l’utilizzo di un tool grafico disponibile nel sistema.
- Consente di estrapolare dal flusso dei processi, diagrammi, metadati e contenuti esportabili in formato testuale e HTML per la realizzazione di documentazione e report.
- Fornisce funzionalità di validazione e simulazione automatiche dei processi.
- Automatizza la registrazione delle richieste pervenute dall’esterno e dall’interno dell’organizzazione. Definisce le priorità e le scadenze delle attività richieste.
- Automatizza e controlla i flussi di lavoro, assegnando i compiti alle risorse operative.
- Consente l’integrazione ed interoperabilità con le applicazioni di terze parti (ERP-CRM).
- Permette ai manager di visualizzare i flussi di lavoro avviati, completati e in corso (carico di lavoro), durante un periodo di tempo specificato.
- Consente di gestire le “eccezioni” (eventi non prevedibili) durante l’esecuzione dell’istanza di processo, con possibilità di modificare il flusso, evitando interruzioni del processo.
- Consente di monitorare, analizzare e redigere report relativi alle attività e agli attori che le hanno effettuate, identificandone anche i tempi di esecuzione ed eventualmente i relativi costi.
- Fornisce un calcolo dinamico e il confronto tra valori effettivi e target, relativi ai tempi di esecuzione delle attività.
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