Contesto
Ogni azienda ha la necessità di gestire documenti per svolgere e supportare i propri processi, indipendentemente dal loro ambito o scopo.
I documenti sono un patrimonio informativo di indiscutibile valore per l’azienda, ma la loro archiviazione, organizzazione, gestione e reperimento rappresentano un costo che diventa ancora più ingente quando i documenti sono in forma cartacea.
Le organizzazioni si stanno rendendo conto che la gestione dei documenti attuata attraverso l’utilizzo di procedure e moduli cartacei è spesso inefficace ed inefficiente, inoltre il numero crescente di documenti da gestire in relazione al prolificare delle normative può costituire un collo di bottiglia alla crescita dell’azienda. La gestione ed il controllo dei documenti sono pertanto fondamentale per un efficace gestione della conformità e della qualità del sistema di gestione.
Cosa può offrire la soluzione EDM
KeystoneEDM (Enterprise Document Management) è una soluzione software per l’archiviazione e la gestione digitale ed automatizzata dei documenti e dei relativi metadati, che permette di classificare e organizzare gli stessi con criteri di catalogazione e ricerca definiti dall’utente.
Il concetto di archiviazione elettronica comprende sia i documenti cartacei, sia quelli in formato digitale (documenti redatti con Microsoft Office, spooler di stampa, e-mail, ecc) fornendo una chiave di lettura unica e omogenea di tutti i documenti aziendali. La trasformazione dei documenti dalla forma cartacea al corrispondente formato digitale, consente una gestione più semplice dei documenti aziendali, creando valore aggiunto in termini di spazio, organizzazione e reperibilità.
Keystone EDM è stata progettata per eliminare la carta, conservando la validità fiscale o legale dei documenti e per contribuire ad aumentare la produttività e l’efficienza della propria organizzazione, elevando la qualità delle informazioni e riducendo costi e sprechi.
La soluzione Keystone EDM semplifica la creazione di nuovi documenti e le modifiche di quelli già esistenti, consentendo agli utenti di gestire il documento attraverso varie fasi, in base alle regole ed ai flussi di lavoro definiti a livello organizzativo.
La soluzione garantisce inoltre un accesso sicuro ai documenti con politiche di controllo gestite centralmente. I diritti per visualizzare, modificare, distribuire e stampare i documenti, vengono concessi in base ai ruoli e ai gruppi di utenti. Il sistema fornisce una tracciatura delle attività effettuate sui documenti con le relative informazioni per l’accesso e le modifiche effettuate sugli stessi.
La soluzione offre infine una visibilità completa del sistema attraverso la tracciabilità dello stato dei documenti, che permette di rintracciare ogni documento, tramite sofisticati strumenti di ricerca parametrizzabili da parte di qualsiasi utente autorizzato.
La soluzione EDM di Keystone è orientata soprattutto ad Aziende con strutture di dati complesse, che necessitano di una soluzione che renda più facile e sistematico lavorare con i documenti a livello interdipartimentale.
Un esempio pratico è la possibilità di classificare ed archiviare tutti i documenti coinvolti in un’unica pratica digitale dell’intero iter di vendita di un prodotto: dalla preventivazione in formato word al contratto cliente stipulato su carta, dal fax al documento di consegna con relativa fattura, disegni di ogni formato, piuttosto che fotografie digitalizzate, videoclip, suoni registrati, file di output di calcoli strutturali e programmi di controllo delle macchine (CAM), ecc.
La soluzione rientra nella categoria dei sistemi PDM (Product Data Management) in quanto realizza una gestione completa ed integrata dei dati tecnici e dei documenti elaborati durante il processo di sviluppo di un prodotto, di un progetto o di una commessa, gestendo i collegamenti con le anagrafiche del prodotto e del processo di produzione e controllo, creando in tal modo un unico file di prodotto che contiene tutti i dati e che lo accompagna durante tutto il ciclo di vita. A tal fine la piattaforma è in grado di garantire l’integrazione ed il collegamento di qualsiasi dato e documento con le relative entità eventualmente coinvolte, quali ad esempio Risorse umane, Asset, Audit, Non Conformità, Rischi, Processi di produzione e monitoraggio. In questo modo si evita il rischio di duplicazione di dati in quanto gli stessi vengono memorizzati una sola volta, garantendo nel contempo la possibilità di creare viste diverse per la ricerca e visualizzazione, di tali dati, in base al profilo dell’utente.
Keystone EDM si avvale di innovativi sistemi di firma elettronica avanzata, sia digitale, sia grafometrica, che consentono di incrementare la sicurezza, la velocità delle operazioni (risparmio di tempo) e la semplificazione operativa dell’organizzazione, ma soprattutto di ridurre l’impatto ambientale eliminando gli sprechi di carta.
Keystone EDM è una soluzione progettata per essere configurabile ed adattabile in modo rapido e semplice alle proprie esigenze. Si caratterizza inoltre per la velocità di startup del sistema, garantendo miglioramenti immediati e misurabili.
La progettazione e realizzazione del sistema di gestione digitale dei documenti ha posto la massima attenzione alla semplicità di utilizzo da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività operative e di monitoraggio e controllo del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate.
La soluzione è stata progettata per permettere alle proprie risorse esperte di business di ottimizzare i processi di gestione dei documenti, senza ricorrere a professionisti esperti nell’ambito della consulenza IT.
La soluzione EDM di Keystone supporta la realizzazione di un sistema di document management con un insieme di funzionalità per la gestione dei file e dei loro metadati, per la classificazione dei documenti, per la gestione dei fascicoli e per la gestione del protocollo informatico.
Un versatile sistema di workflow permette di orchestrare le diverse funzionalità, in modo da creare soluzioni adatte alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.
Il sistema consente di semplificare la gestione operativa dei documenti grazie al motore di workflow disponibile nella piattaforma, che alimenta ed aggiorna costantemente una work list, che garantisce a ciascun attore coinvolto un’immediata ed automatica comunicazione delle attività da eseguire, in base al flusso predefinito nel processo e fornisce un quadro aggiornato in tempo reale dello stato di ciascuna istanza di processo.
Nella work list vengono aggregati ed integrati dati e informazioni, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate.
Durante l’esecuzione del processo, il sistema è in grado di comunicare in automatico ai responsabili eventuali criticità e di effettuare una continua raccolta ed elaborazione delle informazioni gestite, con l’obiettivo di garantire un miglioramento continuo del sistema di gestione.
Un punto di forza della piattaforma EDM di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate durante la gestione dei processi di business, rendendo interoperabili gli strumenti di mappatura, modellizzazione ed esecuzione dei processi, con gli strumenti di gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti a livello aziendale.
La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, lo scambio e l’aggiornamento dei documenti gestiti nelle attività dei processi, con le altre applicazioni disponibili nella suite, attraverso l’utilizzo di connettori (Plug-in). I connettori consentono di realizzare un ecosistema integrato finalizzato a promuovere la collaborazione e la capacità di presidio delle attività organizzative, attraverso la disponibilità di informazioni legate al contesto specifico in cui si trova ad operare la risorsa.
Panoramica delle principali funzioni
La struttura funzionale della piattaforma EDM di Keystone è articolata in un esteso set di componenti che sono in grado di soddisfare la gestione completa dei dati attraverso il naturale ciclo di vita degli stessi. La piattaforma mette a disposizione strumenti che offrono le seguenti principali funzionalità:
Document Builder
Ambiente di creazione delle entità “documenti” che consente di gestire l’intero ciclo di vita degli stessi, dalla creazione di entità e sotto entità, all’estensione dei relativi attributi (campi), fino al rilascio ed utilizzo in ambiente operativo dei documenti. Il tool visuale è utilizzabile da utenti non tecnici.
Report Buider
Ambiente di creazione visuale di stampe e report che permette di integrare dati e definire il layout di stampa del documento, utilizzando gli attributi creati nell’entità di riferimento. Il tool consente di gestire l’intero ciclo di vita delle stampe e report senza scrivere codice.
Integrazione con Web Content System
Gestisce l’integrazione dei documenti con sistemi open di web content management. I file immagine ed i documenti con relativi metadati sono automaticamente resi disponibili su CMS quali Alfresco, Share Point o altri.
Firma Elettronica avanzata
Ambiente per la gestione di firma digitale e grafometrica dei documenti e delle autorizzazioni che consente di estendere la dematerializzazione e di garantire l’identificazione del firmatario e la sua connessione univoca al sistema.
Gestione Documenti e Modelli
Consente di gestire attraverso un sistema di workflow l’inserimento, la catalogazione e fascicolazione, la ricerca, la visualizzazione e la stampa di documenti e dei relativi file immagini. Permette di gestire in modo personalizzato e dinamico la creazione di “modelli” per la creazione e catalogazione veloce dei documenti durante l’esecuzione dei processi.
Screenshot
Benefici
- Creazione automatica delle “procedure” con esportazione, dal flusso del processo, di diagrammi, metadati e contenuti in formato testuale e HTML.
- Creazione libera di tipologie e categorie di documenti per facilitare la catalogazione e la ricerca degli stessi.
- Creazione facilitata di nuovi attributi, filtri e risultati di ricerca, tramite ambiente digitale per la personalizzazione dei modelli (metadati) dei documenti.
- Gestione personalizzabile delle stampe del documento con la possibilità di limitare la stampa degli attributi in esso contenuti in base ai profili di accesso dell’utente.
- Gestione di ricerca avanzata dei documenti per entità, tipi, categorie, attributi e contenuto (full text search).
- Creazione di nuovi documenti partendo da un modello, con gestione degli stati di avanzamenti dello stesso, in base a regole, durante l’esecuzione del processo.
- Gestione di cicli di workflow con avanzamento automatico degli stati del documento (es. bozza, approvato, ecc.).
- Gestione della protocollazione automatica dei documenti in entrata e in uscita, con gestione delle versioni.
- Associazione dei documenti tra di loro e collegamento automatico dei file con le diverse entità (moduli applicativi) disponibili nella piattaforma Keystone.
- Gestione dei permessi di accesso ai documenti e ai singoli attributi (lettura, scrittura, modifica, ecc.) per gruppi utenti.
- Gestione di firma elettronica avanzata, sia digitale, sia grafometrica.
- Integrazione con le applicazioni PDF, Office ed e-mail.
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