Contesto
Lo sviluppo e la valorizzazione del capitale umano sono un’attività articolata e complessa che richiede l’utilizzo di strumenti professionali, in grado di supportare i responsabili dell’Ufficio Personale e della Sicurezza negli aspetti di gestione strategica e operativa delle Risorse Umane.
I dipendenti rappresentano il capitale umano di ogni organizzazione e i processi che li supportano, dal momento della loro assunzione fino alla pensione, rappresentano una parte importante dell’attività operativa che l’azienda deve garantire a fronte di requisiti di conformità richiesti sia dalle normative in materia di sicurezza, sia dai processi di qualità.
Per questo motivo la loro valorizzazione richiede la riformulazione dell’intero ciclo di gestione, dal reclutamento, alla formazione iniziale e continua, fino alla valutazione finale.
In tale contesto si rende necessario rappresentare e gestire l’organizzazione definendo sia l’organigramma generale, sia le funzioni di ciascuna unità operativa e di seguirne le variazioni nel corso del tempo.
Cosa può offrire la soluzione HRM
La soluzione HRM di Keystone è stata progettata per offrire ai responsabili uno strumento solido e pratico per una puntuale analisi e organizzazione del capitale umano e per un efficiente esecuzione dei relativi processi operativi.
Keystone HRM mette a disposizione specifici strumenti professionali che consentono:
- La definizione grafica di un organigramma / funzionigramma (indicando gruppi, unità organizzative, reparti, centri di costo), con una rappresentazione fedele anche degli schemi organizzativi più articolati e complessi, al fine di identificare linee di dipendenza gerarchica e definire e attribuire responsabilità.
- La mappatura e la gestione della propria struttura organizzativa e i relativi processi tramite strumenti di workflow management, adattandoli alle esigenze organizzative e alla loro evoluzione, consentendo in tal modo di rendere i processi più efficienti e di utilizzare il capitale umano nel modo più efficace.
- L’identificazione delle competenze chiave necessarie per eseguire le attività nei processi, fornendo programmi di formazione che permettono di affrontare le attività operative attuando il completo allineamento dell’intera forza lavoro con le strategie e le priorità dell’organizzazione.
- L’ottimizzazione e lo sviluppo della professionalità dei dipendenti, fornendo gli strumenti per la gestione e il monitoraggio della conoscenza e delle competenze, consentendo in tal modo di disporre di tempestive informazioni per la valutazione delle risorse umane.
La soluzione HRM di Keystone è perfettamente integrata con i moduli standard disponibili nella suite, progettati per la gestione di Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro in conformità alle diverse normative in materia (Dlgs. 81/08, ISO 45000/OHSAS 18000).
Dispositivi di Protezione Individuale. Il sistema prevede la gestione di un prontuario e di un protocollo DPI che permettono la corretta assegnazione dei DPI alla persona, in base al ruolo e all’analisi dei rischi.
Sorveglianza Sanitaria. Il sistema consente la gestione di un protocollo sanitario e la gestione puntuale della pianificazione ed esecuzione di tutti gli accertamenti sanitari previsti per ciascuna mansione, con la tracciatura delle visite effettuate, degli esiti d’idoneità sanitaria e relative prescrizioni.
Prodotti Pericolosi. Registro dei prodotti pericolosi utilizzati dall’organizzazione in cui sono catalogate informazioni sul fornitore, sulla composizione del prodotto e sulle relative frasi di rischio, sulle quantità utilizzate e le modalità di trattamento con riferimento alle mansioni. Consente inoltre la gestione dei processi autorizzativi, di sorveglianza sanitaria e la corretta informazione e formazione dei lavoratori esposti.
Gestione degli Incidenti. Registrazione degli infortuni e dei quasi incidenti, documentazione, reporting e investigazione degli eventi, tracciabilità delle azioni preventive e correttive e monitoraggio delle stesse.
Keystone HRM è una soluzione progettata per essere configurabile ed adattata in modo rapido e semplice alle proprie esigenze, senza onerosi costi di sviluppo di codice e ha i suoi punti di forza nell’affidabilità, la facilità d’uso e l’integrazione a bassa invasività. Si caratterizza inoltre per la velocità di startup del sistema, che consente di raggiungere un ROI entro 12 mesi con miglioramenti immediati e misurabili.
Contenuti preconfigurati, costituiti da processi, metadati e funzioni per la gestione delle diverse normative e delle specifiche tematiche di settore possono essere attivati in fase di avviamento del sistema oppure è possibile utilizzare il tool d’importazione dati per aggiungere rapidamente e facilmente i propri contenuti nel sistema.
La progettazione e realizzazione della soluzione applicativa ha posto la massima attenzione sulla semplicità di utilizzo da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività di configurazione e mantenimento del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate.
La soluzione HRM di Keystone consente di avere una chiara mappatura dei rischi e la visibilità sulle azioni in atto per migliorare la conformità, ridurre rischi e contribuire a raggiungere gli obiettivi di business. Consente di accedere alle dashboard, ai registri ed evidenziare velocemente le attività che richiedono la vostra attenzione o intervento.
Potete ricevere notifiche, segnalazioni e avvisi attraverso un efficiente sistema di BPM (Business Process Management) basato su motore di workflow, che alimenta una work list (To do list) costantemente aggiornata, attraverso la quale sono automaticamente aggregati e integrati dati, informazioni, documenti, resi disponibili ai diversi attori coinvolti, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate. In tal modo consente alle organizzazioni di ridurre del 25-35% i costi di conformità, migliorando nel contempo la qualità dei propri processi.
La disponibilità di report in tempo reale consente di tenere sotto controllo lo stato, la propensione e le tolleranze al rischio, lo stato di conformità agli standard e infine lo stato di esecuzione dei controlli chiave, utilizzando specifici indicatori e cruscotti. E’ possibile visualizzare gli indicatori di rischio (KRI) e grafici che evidenziano come le minacce si sono modificate, le prestazioni sono migliorate e come sono state risolte le non conformità indicandone l’esito.
Un punto di forza della soluzione HRM di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate della gestione dell’organizzazione e delle risorse umane con la gestione dei Processi di Business, rendendo interoperabili strumenti di mappatura, modellizzazione ed esecuzione dei processi, con gli strumenti di analisi, pianificazione e monitoraggio dei sistemi di controllo, al fine di soddisfare le esigenze di compliance multiple e uniformate delle diverse normative.
La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, l’interoperabilità e l’aggiornamento dei dati gestiti nei processi con altre applicazioni e dispositivi già presenti in azienda, attraverso la creazione di connettori (Plug-in) realizzabili con gli strumenti disponibili nella suite. I connettori consentono di realizzare un ecosistema integrato finalizzato a promuovere la collaborazione e la capacità di presidio delle attività organizzative attraverso la disponibilità d’informazioni legate al contesto specifico in cui si trova ad operare la risorsa.
Panoramica delle principali funzioni
La struttura funzionale della piattaforma HRM di Keystone è articolata in un esteso set di componenti che sono in grado di soddisfare la gestione completa dei dati attraverso il naturale ciclo di vita degli stessi. La piattaforma mette a disposizione strumenti che offrono le seguenti principali funzionalità:
Unità Organizzative
Consente la definizione e la mappatura delle Unità Organizzative (U.O.) ed i relativi Centri di Costo (CdC) con articolazione multi stabilimento. Consente di definire funzioni e assegnare Ruoli e Risorse alle U.O.
Organigrammi
Consente di rappresentare e gestire l’organizzazione attraverso la creazione dell’organigramma e dei rapporti gerarchici tra le diverse aree/servizi, identificando i responsabili, descrivendo le funzioni di ciascun unità e di seguirne le variazioni nel corso del tempo.
Anagrafica Risorse Umane
Visualizza tutti i dati della risorsa in un unico centro di controllo che rende possibile gestire le entità legate al dipendente e l’accesso a tutte le informazioni: dati anagrafici, inquadramento, ruolo, competenze, responsabilità, visite mediche, corsi formazione, rischi sul lavoro, DPI assegnati, contenziosi, provvedimenti disciplinari e molto altro ancora con la possibilità di allegare tutti i documenti relazionati con la risorsa.
Ruoli-Mansioni
Gestione dei modelli di ruolo / mansione della propria organizzazione, con la definizione dei requisiti richiesti dalla norma per ottenere l’idoneità ad esercitare il ruolo in base a competenze, responsabilità, corsi obbligatori, titoli e abilitazioni ed i rischi connessi alla mansione.
Reclutamento & Curricula
Supporta i responsabili HR nella gestione delle sostituzioni delle figure professionali ed il reclutamento delle risorse. Consente la registrazione dei curricula, la ricerca e selezione dei candidati e la verifica delle competenze in funzione del ruolo ricercato.
Competenze-Skills
Garantisce la pianificazione periodica finalizzata alla valutazione delle competenze mappate dall’azienda/ente, evidenziando in tal modo le esigenze di formazione e la creazione di conoscenza nell’organizzazione.
Responsabilità-Mansionario
Definizione di funzioni e compiti associati ai ruoli aziendali con la conseguente identificazione delle responsabilità per ciascuna risorsa presente nell’organizzazione.
Procure e Deleghe
Disciplina le modalità per l’assegnazione e la registrazione delle deleghe e delle procure alle risorse. Gestisce inoltre il relativo aggiornamento in caso di modifica e revoca delle stesse.
Scadenzari
Consente la definizione di regole che alimentano in modo automatico un registro delle scadenze relative a qualsiasi entità relazionata con le risorse umane. Consente la notifica via e.mail e SMS della scadenza ai responsabili aziendali.
Titoli Abilitazioni
Aiuta a censire e monitorare i diversi “titoli e abilitazioni” conseguiti dai dipendenti, al fine di tenere sotto controllo le scadenze e verificare la conformità nel caso di attribuzione di ruoli che prevedono tali requisiti.
Catalogo Corsi
Registro in cui sono definiti e catalogati tutti i corsi di formazione e addestramento con relativi dettagli in termini di obiettivi, contenuti, prerequisiti, competenze acquisite, ecc.
Piani Formazione
Consente la verifica della carenza di formazione dei dipendenti. A tal fine permette di progettare e definire gli obiettivi operativi dell’attività di formazione e addestramento, attraverso una definizione del protocollo di formazione con relativi percorsi formativi e aggiornamenti.
Sessione (Istanza) Corsi
Consente di tracciare e documentare tutte le attività eseguite nel processo di training, con relativa schedulazione, registrazione esito, attestati e verbali ecc.
HR Process-Workflow
Consente tramite l’utilizzo di un motore di work flow integrato la gestione di tutti i processi tipici del servizio HR. Il modulo è corredato da processi standard e modelli di documenti che sono automaticamente redatti con dati acquisti durante l’esecuzione dei processi.
Benefici
- Consente di sviluppare un modello virtuale della struttura organizzativa, dei ruoli e delle competenze chiave.
- Disegno in modo semplice e intuitivo delle strutture organizzative per la creazione dell’organigramma.
- Consente di rispettare la conformità alle normative con riduzione dei tempi di gestione degli adempimenti, grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni.
- Facilita la gestione operativa attraverso un esteso sistema di pianificazione e di tracciatura delle attività, raccoglie e riepiloga in modo intuitivo tutti gli adempimenti e gestisce il relativo scadenzario.
- Check up costante e completo sulla situazione aziendale in ambito sicurezza del lavoro.
- Consente di assumere, mantenere, provvedere alla formazione delle persone ed assegnare automaticamente ai neo-assunti piani formativi e sessioni di training.
- Manutenzione del database delle competenze / responsabilità, mostrando i dipendenti che hanno completato la formazione e quelli che presentano delle carenze in funzione dei ruoli posseduti.
- Registrazione in automatico, nella scheda della risorsa, delle competenze acquisite in base ai corsi effettuati.
- Visualizza i dati tramite dashboard: cruscotti innovativi con analisi, statistiche e grafici in un sistema di Business Intelligence.
- Consente di creare analisi personalizzate grazie all’estrazione dati integrata con gli strumenti Office.
- Gestisce gli allegati quali Idoneità sanitarie, Attestati di formazione, Registri di partecipazione ai corsi, Curriculum Vitae e ogni altro documento relativo alla risorsa e/o all’azienda.
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- D.lgs.81/08 -T.U S&SL
- ISO 45000 -Sicurezza S&SL
- D.lgs.231 -Resp.Amministrativa Società
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- D.lgs.152/08 -T.U. Ambientale
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