Contesto
La gestione della pianificazione strategica e operativa all’interno di un’Organizzazione a supporto del budget aziendale è finalizzata a fornire linee guida per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, garantendo il collegamento tra i target di alto livello e l’operatività quotidiana, cioè le attività necessarie per raggiungerli.
Lo scopo è di analizzare schedulare e controllare tali obiettivi, individuando eventuali criticità, per poi intervenire nella modalità più opportuna, al fine di rimuovere o eliminare tali elementi ed evitare i conseguenti costi o ritardi.
Le attività devono essere costantemente monitorate perché il raggiungimento di un obiettivo è conseguente ad una efficiente gestione delle stesse. La capacità di rendere sistemica questa relazione è essenziale per la costruzione di un duraturo successo.
Cosa può offrire la soluzione PMS
Keystone è una soluzione esclusiva che assicura facilità d’uso unitamente ad efficacia ed efficienza nella gestione dei progetti, attraverso un nuovo paradigma basato sull’utilizzo di un potente motore di BPM (Business Process Management) che consente l’elaborazione di tutte le fasi del ciclo di gestione dei progetti e piani aziendali, garantendo una perfetta integrazione tra i processi strategici e operativi.
Il sistema di governance integrata (Obiettivi, Rischi e Processi) consente inoltre di gestire in modo strutturato la realizzazione di un ecosistema, attorno al quale ruota il ciclo di pianificazione, gestione e controllo, finalizzato in particolare alla definizione e pianificazione degli obiettivi e delle fasi di progetto e la relativa identificazione e analisi dei rischi.
La soluzione consente in fase di analisi di valutare una combinazione di fattori interni ed esterni, nei quali identificare le esigenze degli stakeholder ed effettuare sugli stessi un’analisi SWOT, (minacce, opportunità, punti di debolezza e di forza). Fornisce infine strumenti per realizzare e associare ai relativi obiettivi, dei cruscotti basati su KPI/indici secondo la metodologia BSC (Balanced Scorecard).
La soluzione consente in particolare di semplificare l’attività di:
- Definizione di programmi di progetto mediante creazione di collegamenti strutturali tra Programmi, Progetti e Piani;
- Gestione del portfolio dei Piani aziendali attraverso tabelle pivot che consentono aggregazioni ed analisi di dettaglio degli stessi;
- Collegamento dei progetti con l’analisi delle esigenze degli stakeholder e relativa conversione delle stesse in obiettivi vincolanti per l’organizzazione;
- Valutazione dei rischi & opportunità, legati agli obiettivi identificati ed integrazione della stessa, con l’analisi del contesto ed il piano operativo;
- Gestione del Progetto/Piano operativo con assegnazione, per ciascun obiettivo/fase, delle responsabilità ai membri del team di progetto;
- Produzione automatica di un Gantt con identificazione di milestone, durata e sovrapposizioni task all’interno di ciascun obiettivo presente nel piano;
- Assegnazione e collegamento degli obiettivi a specifici processi per la gestione operativa degli stessi tramite motore di workflow (BPM);
- Produzione automatica della Milestone Chart mediante integrazione con i processi gestiti dal motore di workflow, che consente l’aggiornamento in tempo reale dello stato degli obiettivi, in base alla chiusura delle attività sul campo;
- Possibilità di allegare documenti durante l’esecuzione dei relativi processi;
- Individuazione e assegnazione indicatori per misurazione performance;
- Misurazione automatica o manuale (autovalutazione) delle perfomance legate al raggiungimento degli obiettivi e confronto del livello conseguito rispetto ai valori target, secondo metodologia BSC (Balanced Scorecard);
- Produzione dei rapporti di avanzamento e stato di progetto.
Panoramica delle principali funzioni
La struttura funzionale della piattaforma PMS di Keystone è articolata in un esteso set di componenti che sono in grado di soddisfare la gestione completa dei dati attraverso il naturale ciclo di vita degli stessi. La piattaforma mette a disposizione strumenti che offrono le seguenti principali funzionalità:
Progetti Piani Obiettivi
Consente la gestione dell’intero ciclo di vita dei Progetti, mette a disposizione strumenti in grado di supportare il processo decisionale, di migliorare la performance e di automatizzare le attività operative. Si articola in Piani, Obiettivi e Fasi, a cui è possibile associare i processi operativi e definire la relativa schedulazione ed infine consente di definizione le metriche di misurazione delle prestazioni tramite KPI.
Analisi Contesto – Stakeholders
Analizza il contesto interno ed esterno all’organizzazione e per ciascun stakeholder identifica le loro aspettative e valuta indice di rilevanza/materialità.
Analisi Swot
Per ciascuna esigenza degli Stakeholders analizza e valuta, rispetto ai fattori interni i punti di debolezza e di forza, e rispetto ai fattori esterni le minacce ed opportunità.
Analisi e Valutazione Rischi
Analizza gli eventi legati ai Piani che possono trasformarsi in rischi ed opportunità, identifica per ciascun evento le relative conseguenze, cause e controlli, utilizzando le tecniche di analisi più idonee e criteri, disponibili nel sistema. Elabora una valutazione sulla base di criteri qualitativi e quantitativi, definisce degli indici di priorità e valorizza il loro impatto sul Piano al fine di attuare efficienti e adeguati piani di trattamento, tramite azioni costantemente monitorate ed aggiornate.
Process Designer
Ambiente di disegno e mappatura che consente la definizione di diagrammi e flussi di modelli di processo, comprende la raccolta della documentazione necessaria, l’identificazione delle responsabilità, degli obiettivi di business ed i misuratori di performance.
Gestione Processi (workflow)
Definizione di processi che possono essere gestiti operativamente tramite un motore di workflow, al fine di garantire una corretta esecuzione e tracciabilità delle attività effettuate dall’organizzazione.
Dashboard e Cruscotti
Fornisce un ambiente integrato per realizzare in modo grafico cruscotti basati su KPI/indici e liste . Nella dashboard i dati aziendali sono presentati tramite indici, analisi di dettaglio, report, tabelle, grafici, immagini, etc. E’ possibile creare dei link di accesso diretto ad informazioni presenti nelle entità correlate di Keystone per navigazione e approfondimenti. Le dashboard sono personalizzabili per ciascun utente.
Screenshot
Benefici
- Consente di definire gli indicatori per ciascun obiettivo previsto nei diversi Progetti/Piani, al fine di rappresentare le prestazioni e il livello di raggiungimento del target.
- Riduce i tempi di gestione dei progetti grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni.
- I processi operativi sottostanti per la gestione delle fasi del piano/progetto sono facili da amministrare e possono essere tracciati in modo trasparente in qualsiasi momento.
- Consente di analizzare e valutare rischi ed opportunità sugli aspetti rilevanti per le parti interessate e trasformarli in modo automatico in obiettivi legati ad un progetto.
- Consente di avere per ciascun obiettivo/fase di un progetto una visione d’insieme dello stato di avanzamento delle attività in corso, con possibilità di analizzare dati aggregati o di dettaglio.
- Tutti i dati sono consolidati in un data base e sono disponibili per le analisi periodiche, attraverso data Warehousing accessibili tramite strumenti di B.I.
Soluzioni Correlate
Normative Correlate
- PMBOK – Project Management Body of
Knowledge - ISO 21500 – Guida gestione progetti
- ISO 45001 – Sicurezza SSL
- ISO 14001 – Ambiente
- ISO 9001 – Qualità
- ISO 27001 – Sicurezza Informazioni
- ISO 26000 – Linea guida Resp.Sociale