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Contesto

La gestione del Sistema Qualità, Sicurezza ed Ambiente, per citare solo i principali, rappresenta una grande sfida per l’azienda. Un intreccio di fattori esterni ed interni da bilanciare e organizzare attentamente, per garantire il livello di conformità e di qualità del prodotto o del servizio offerto, senza appesantirne la struttura produttiva.

Chi fa parte del mondo delle certificazioni e delle ispezioni sa bene quanto sia importante, ma anche onerosa, la tracciabilità dei dettagli nel sistema di gestione e quanto sia difficile coniugare i processi in maniera efficace ed efficiente. Con Keystone riteniamo si sia data voce a queste esigenze, racchiudendole in una soluzione integrata e alla portata di tutti, in grado di generare un vantaggio competitivo qualificante e duraturo.

Cosa può offrire la soluzione SGI

Keystone vuole dare una marcia in più alle aziende e ai professionisti che a loro volta forniscono servizi di certificazione in ambito qualità, energia, ambiente, sicurezza e di prodotto: uno strumento che permette di potenziare l’efficienza operativa, attraverso una gestione centrata sui processi e sui rischi a livello aziendale, mettendo a disposizione strumenti e soluzioni in grado di pianificare, eseguire e controllare in modo integrato le attività effettuate sul campo.

Il risultato della ricerca è una soluzione innovativa che riduce drasticamente sprechi di tempo (ad esempio per la ricerca di informazioni, dati e documenti) e di costi (ad esempio di carta) grazie alla tecnologia adottata, che permette di digitalizzare con pochi click i propri processi operativi usando uno strumento versatile e potente che minimizza il disagio del cambiamento, garantendo tutti i vantaggi della digitalizzazione.

La soluzione proposta da Keystone approccia al problema dell’eliminazione della carta in modo organico e strutturato, non tralasciando il patrimonio già acquisito di informazioni e di nozioni che vivono da molti anni e stabilmente sul cartaceo.

Con Keystone si riducono i tempi richiesti per la reportistica e si semplificano i processi di controllo, bastano infatti pochi passi per creare Checklist e To do list interattive di controllo e di supporto e assegnare le attività alle risorse e ai responsabili direttamente sul campo, garantendo il feed back dell’attività svolta.

Questa tecnologia, grazie ad una interfaccia semplice ed intuitiva, ha il pregio di rimettere l’uomo al centro dell’azione di miglioramento, dotando gli operatori di uno strumento che da un lato fornisce le informazioni di cui si ha bisogno, quando e dove servono, e dall’altro ne registra le attività, inserendole automaticamente nel sistema e nei documenti di output e naturalmente consente di tracciare l’evoluzione del lavoro dentro e fuori l’azienda. È disponibile inoltre l’approvazione elettronica, in abbinamento alla firma grafometrica, rimanendo sempre nello stesso ambiente digitale.

Keystone SGI è una piattaforma progettata per essere configurabile e adattata in modo rapido e semplice alle proprie esigenze, senza onerosi costi di sviluppo di codice e ha i suoi punti di forza nell’affidabilità, la facilità d’uso e l’integrazione a bassa invasività, ma soprattutto si caratterizza per la velocità di startup del sistema che consente di raggiungere un ROI entro 12 mesi con miglioramenti immediati e misurabili.

Contenuti preconfigurati, costituiti da processi, metadati e funzioni per la gestione delle diverse normative e delle specifiche tematiche di settore, possono essere attivati in fase di avviamento del sistema oppure è possibile utilizzare il tool di importazione dati per aggiungere rapidamente e facilmente i propri contenuti nel sistema.

La progettazione e la realizzazione della soluzione applicativa hanno posto la massima attenzione sulla semplicità di utilizzo da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività di configurazione e mantenimento del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate.

La piattaforma SGI di Keystone consente di avere una chiara mappatura dei rischi e la visibilità sulle azioni in atto per migliorare la conformità, ridurre rischi e contribuire a raggiungere gli obiettivi di business. Consente di accedere alle dashboard e ai registri ed evidenziare velocemente le attività che richiedono la vostra attenzione o intervento. Potete ricevere notifiche, segnalazioni ed avvisi attraverso un efficiente sistema di BPM (Business Process Management) basato su motore di workflow, che alimenta una work list (To do list) costantemente aggiornata, attraverso la quale vengono automaticamente aggregati ed integrati dati, informazioni, documenti, resi disponibili ai diversi attori coinvolti, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate. In tal modo permette alle organizzazioni di ridurre del 25-35% i costi di conformità, migliorando nel contempo la qualità dei propri processi.

La disponibilità di report in tempo reale consente di tenere sotto controllo lo stato, la propensione e le tolleranze al rischio, lo stato di conformità agli standard ed infine lo stato di esecuzione dei controlli chiave, utilizzando specifici indicatori e cruscotti. È possibile visualizzare gli indicatori di rischio (KRI) e grafici che evidenziano come le minacce si sono modificate, le prestazioni sono migliorate e come sono state risolte le non conformità indicandone l’esito.

Un punto di forza della piattaforma SGI di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate della gestione dei Rischi/Opportunità con la gestione dei Processi di Business, rendendo interoperabili strumenti di mappatura, modellizzazione ed esecuzione dei processi, con gli strumenti di organizzazione aziendale, di analisi, pianificazione e monitoraggio dei sistemi di controllo, al fine di soddisfare le esigenze di compliance multiple e uniformate delle diverse normative.

La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, l’interoperabilità e l’aggiornamento dei dati gestiti nei processi con altre applicazioni e dispositivi già presenti in azienda, attraverso la creazione di connettori (Plug-in), realizzabili con gli strumenti disponibili nella suite. I connettori consentono di realizzare un ecosistema integrato finalizzato a promuovere la collaborazione e la capacità di presidio delle attività organizzative attraverso la disponibilità di informazioni legate al contesto specifico in cui si trova ad operare la risorsa.

La piattaforma GRC di Keystone è costruita su un repository centralizzato grazie al quale è possibile gestire in un unico ambiente tutte le informazioni rilevanti. La soluzione è scalabile, consentendone l’utilizzo dei diversi moduli applicativi disponibili nella suite singolarmente o congiuntamente (in modo combinato) alle diverse strutture aziendali, in funzione del contesto e delle specifiche iniziative progettuali. Può essere a tal fine utilizzata inizialmente da pochi utenti e successivamente esteso all’intero organico aziendale. Una gestione sofisticata dei privilegi assegnati agli utenti regolamenta l’accesso ai dati solo a coloro che hanno adeguate autorizzazioni basati sui propri livelli di responsabilità.

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Panoramica delle principali funzioni

La struttura funzionale della piattaforma SGI di Keystone è articolata in un esteso set di componenti che sono in grado di soddisfare i requisiti richiesti dai principali modelli di organizzazione e di gestione (ISO- UNI- EMAS).

Norme e Regolamenti

Definisce i regolamenti e requisiti in funzione del livello appropriato di conformità che richiedono le normative volontarie e cogenti applicabili all’organizzazione.

Analisi Contesto e Swot

Analizza il contesto interno ed esterno all’organizzazione, individua i portatori di interessi e loro aspettative, valuta i punti di debolezza, di forza, minacce ed opportunità.

Analisi Rischi

Analizza gli eventi che possono trasformarsi in rischi ed opportunità in relazione ai processi di business o alle entità oggetto di analisi, identifica per ciascun evento le relative conseguenze, cause e controlli in atto utilizzando le tecniche di analisi più idonee, disponibili nel sistema.

Valutazione Rischi

Individua i rischi e le opportunità elaborando una valutazione sulla base di criteri qualitativi e quantitativi, definisce degli indici di priorità e valorizza il loro impatto sull’organizzazione, al fine di attuare efficienti e adeguati piani di trattamento e miglioramento.

Non Conformità

Cattura, raccoglie, analizza le segnalazioni delle non conformità per garantire un ripristino ottimale e una gestione coerente dei rischi. Consente di effettuare l’analisi degli eventi, delle conseguenze e delle cause, al fine di definire i relativi trattamenti e/o eventuali azioni correttive.

Azioni

Definisce i piani d’azione e le opportune azioni di miglioramento e correttive delle non conformità e dei rischi, gestisce i relativi progressi, segue e controlla gli esiti per garantire il miglioramento delle attività operative.

Progetti Piani Obiettivi

Consente la gestione dell’intero ciclo di vita dei Progetti, mette a disposizione strumenti in grado di supportare il processo decisionale, di migliorare la performance e di automatizzare le attività operative.  Si articola in Piani, Obiettivi e Fasi e definisce le responsabilità ai vari livelli, l’identificazione dei processi, la relativa schedulazione e la definizione delle metriche di misurazione delle prestazioni (KPI). È integrato con il sistema BPM per l’attività di capacity planning e gestione risorse.

Organizzazione

Gestisce i livelli organizzativi e funzionali aziendali attraverso definizione di organigrammi, unità organizzative, centri di costo, attribuzione di ruoli, responsabilità, deleghe e procure.

Risorse Umane

Visualizza tutti i dati della risorsa in un unico centro di controllo che rende possibile gestire le entità legate al dipendente e l’accesso a tutte le informazioni: dati anagrafici, inquadramento, ruolo, competenze, responsabilità, visite mediche, corsi formazione, rischi sul lavoro, DPI assegnati, contenziosi, provvedimenti disciplinari e molto altro ancora con la possibilità di allegare tutti i documenti relazionati con la risorsa.

Formazione

Consente la verifica della carenza di formazione dei dipendenti. A tal fine permette di progettare e definire gli obiettivi operativi dell’attività di formazione e addestramento, attraverso una definizione del protocollo di formazione con relativi percorsi formativi e aggiornamenti.

Controlli di Processo e Operativi

Gestisce la pianificazione, la conduzione e la registrazione dei controlli previsti nell’ambito della qualità e degli obblighi di conformità aziendali.

Audit

Gestisce la pianificazione, la conduzione e la registrazione di Audit aziendali, previsti in ambito organizzativo, normativo e legislativo, di prima e seconda parte.

Qualifica Fornitori

Definisce i criteri e  gestisce le qualifiche dei fornitori sulla base di verifiche iniziali e periodiche strutturate per tipologie di fornitura o altre classificazioni personalizzabili in base alle proprie esigenze.

Infrastrutture – Asset

Consente di classificare e registrare in apposite schede anagrafiche i beni strumentali aziendali o in noleggio. Permette inoltre di definire una distinta base gerarchia dei legami tra asset con visualizzazione ad albero, di codificare dati anagrafici e specifiche tecniche, di collegare i rischi e non conformità rilevate sull’asset ed allegare la documentazione correlata in qualsiasi formato.

Manutenzione Periodica

Gestisce la pianificazione della manutenzione ordinaria. Consente di effettuare analisi e simulazioni al fine di determinare date di intervento, risorse interne ed esterne e ricambi. L’analisi è parametrizzabile in base a: singoli asset, famiglie e classi, reparti, date di scadenza, tipo di operazione, ecc. Produce OdL e fogli di intervento per singolo asset o famiglie/classi che consentono di tracciare e consuntivare lo stato di avanzamento, i costi e gli esiti degli interventi.

Manutenzione Correttiva

Registra e cataloga le segnalazioni di non conformità/guasti per definire le priorità d’intervento. Consente di effettuare l’analisi degli eventi, al fine di definire i relativi trattamenti. La NC è direttamente collegata all’asset e apre automaticamente l’intervento di lavoro precompilato.

Gestione Documenti e Moduli

Consente di gestire attraverso un sistema di workflow l’inserimento, la catalogazione, la ricerca e la stampa di documenti e dei relativi file immagini. Permette di gestire in modo personalizzato la realizzazione di “modelli” per la creazione dei documenti durante l’esecuzione dei processi.

Editor Processi

Ambiente di disegno e mappatura che consente la definizione di diagrammi e flussi di modelli di processo. Comprende la raccolta della documentazione necessaria, l’identificazione delle responsabilità, degli obiettivi di business ed i misuratori di performance.

Esecuzione Processi (Workflow)

Consente di attribuire tramite un potente motore di workflow i task operativi agli utenti in base ai ruoli e responsabilità definiti a livello di progettazione dei processi. Alimenta in tempo reale le work list degli attori coinvolti, orchestrando e comunicando la corretta esecuzione dei task in modo collaborativo, seguendo le regole definite nel processo.

Dashboard e Cruscotti

Fornisce un ambiente integrato per realizzare in modo grafico cruscotti basati su KPI/indici e liste secondo metodologia BSC.

Nella dashboard i dati aziendali sono presentati tramite indici, analisi di dettaglio, report, tabelle, grafici, immagini, ecc. ed è possibile creare dei link di accesso diretto ad informazioni presenti nei moduli Keystone per navigazione e approfondimenti. Le dashboard sono personalizzabili per ciascun utente.

Screenshot

Benefici

  • Genera uno spazio di collaborazione digitale, per favorire ed orchestrare la gestione integrata delle risorse, dei processi e delle informazioni.
  • Realizza una gestione integrata e uniformata dei rischi e delle diverse normative, favorendo in tal modo l’eliminazione di silos informativi e modelli specifici per singola normativa.
  • Garantisce la conformità a qualsiasi requisito richiesto da norme e regolamenti cogenti e volontari.
  • Soddisfa i requisiti richiesti dai modelli di gestione nazionali e internazionali Iso, Emas, Uni e Ohsas.
  • Consente di ridurre drasticamente i tempi ed i costi di conformità migliorando la qualità dei processi lungo l’intera catena del valore.
  • Rafforza l’analisi e la valutazione qualitativa e quantitativa del portafoglio di rischio con una visione approfondita dei processi aziendali.
  • Stabilisce un approccio di corporate governance per la gestione del rischio aziendale e fornisce informazioni per prendere decisioni strategiche ed operative più approfondite.
  • Protegge gli asset aziendali e assicura il controllo sulle attività per aumentare il valore degli azionisti e proteggere il marchio e la reputazione.
  • L’offerta è orientata a organizzazioni private e pubbliche indipendentemente dal settore merceologico di appartenenza e dal numero di utenti coinvolti.
  • La politica di pricing è flessibile, con costi di licenza d’uso e di avviamento competitivi, che permettono di rendere appetibile una soluzione professionale anche a PMI.

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Normative Correlate

  • ISO 9001 – Qualità
  • D.lgs.81/08 -T.U S&SL
  • ISO 45001 – Sicurezza S&SL
  • D.lgs.231 – Resp. Amm.va Società
  • ISO 14001 Ambiente
  • D.lgs.152/08 -T.U. Ambientale
  • SA 8000 (ISO 26000) Resp. Sociale
  • GDPR -Privacy