Contesto
L’audit è una valutazione volta a ottenere evidenze relativamente ad un determinato oggetto o evento per stabilire in quale misura i criteri prefissati sono stati soddisfatti.
Ogni azienda che possiede un sistema di gestione, certificato o meno, conduce delle verifiche ispettive per valutare se i requisiti delle norme sono applicati in modo coerente e con regolarità nell’ambito dei processi e se, conseguentemente, il sistema consente di raggiungere gli obiettivi desiderati.
Gli scopi principali dell’Audit sono l’analisi delle principali attività e dei processi aziendali e la valutazione dei rischi complessivi, finalizzati a determinarne la conformità con riferimento a leggi, procedure operative, regolamenti e codici di condotta, e per individuare i rischi e le debolezze del sistema di controllo interno, anche in un’ottica di fraud audit, in modo da evitare frodi e comportamenti illeciti.
Che cosa può offrire la soluzione Keystone
La soluzione software è progettata per condurre audit di qualsiasi entità e monitorare facilmente documenti e processi al fine di certificare la qualità di prodotto, processo, programma e sistema, verificare le procedure e i dispositivi di sicurezza sul lavoro, valutare i processi destinati alla protezione dell’ambiente, ispezioni di stabilimento, verifiche dei fornitori ecc.
La soluzione semplifica il processo di gestione dell’audit consentendo di condurre e registrare le relative attività in modo tempestivo ed efficace e offrendo la necessaria trasparenza al top management per la supervisione dei relativi processi.
L’integrazione della soluzione nella suite di Keystone mette a disposizione tutte le informazioni necessarie agli utenti interessati sotto un’unica piattaforma, che facilita e automatizza la comunicazione e la pianificazione di audit ricorrenti e le relative attività correlate.
La flessibilità della soluzione software consente un utilizzo contemporaneo dell’applicazione da parte degli Auditor (gestione multi auditor), operativi in diverse aree aziendali, ciascuna con le proprie esigenze separate.
Keystone Audit consente di pianificare e gestire tutte le attività di audit, compilare le liste digitali di controllo (checklist) ed eventualmente personalizzarle. Permette inoltre di monitorare e analizzare i dati raccolti e il grado di avanzamento dei processi finalizzati all’attuazione delle azioni correttive dopo il rilevamento di non conformità. Fornisce infine potenti funzionalità di analisi e reportistica per la generazione di report personalizzati integrando in automatico i dati raccolti durante le attività di audit.
La soluzione consente in particolare di semplificare l’attività rivolta a:
- Profilazione degli auditor;
- Programmi di Audit;
- Definizione dei modelli di checklist;
- Schedulazione delle attività di auditing e relativa stampa;
- Esecuzione dell’audit tramite compilazione di checklist;
- Raccolta dei dati tramite tablet (con possibilità di annotazioni, foto, video, note vocali, documenti);
- Gestione dello stato di avanzamento delle attività;
- Produzione e stampa di un rapporto/verbale di audit;
- Analisi e monitoraggio tramite KPI dei dati raccolti.
Funzionalità disponibili nella soluzione
La struttura funzionale della soluzione Keystone è articolata in un completo set di componenti che consente di definire il grado ed il livello di articolazione per soddisfare qualsiasi esigenza operativa.
Programma di Audit
Definisce il programma degli Audit aziendali attraverso la schedulazione delle fasi e degli obiettivi di ciascun audit con possibilità di attivazione diretta dei processi dal piano. Visualizza un gantt delle attività e lo stato di avanzamento aggiornato dell’esecuzione degli audit in corso.
Profilazione Auditors
Consente la gestione dell’anagrafica degli Auditor, la profilazione degli stessi e le registrazioni concernenti il personale coinvolto nell’audit, riguardanti argomenti quali la valutazione delle competenze e le prestazioni dell’auditor.
Modelli di Audit
Gestisce template di Audit nei quali sono preimpostati i dati di base quali criteri, obiettivi, ambiti e in particolare riporta i modelli di checklist da utilizzare.
Registro degli Audit
Gestisce lo storico degli Audit effettuati con relativi dettagli delle informazioni, delle attività svolte ed esiti conseguiti.
Report Piano Audit
Produce un documento con schedulazione e agenda delle attività e relative risorse coinvolte, luogo e date di esecuzione.
Modelli Liste controllo (Checklist)
Consente di configurare vari modelli di checklist, con relativi voci/requisiti necessari all’esecuzione dell’audit.
Esecuzione ciclo di controllo
Consente di selezionare l’Audit dal relativo registro per avviare il processo guidato di compilazione delle checklist, allegare documenti, foto, clip video e note vocali e infine inviare evidenze e rilievi per la predisposizione del rapporto finale. Consente di eseguire l’attività su un tablet evitando la compilazione di supporti cartacei. L’applicazione è sincronizzata con il server per garantire un flusso dati aggiornato in tempo reale.
Non Conformità Audit
Consente di aprire in automatico una non conformità e uno specifico processo (workflow), a fronte di anomalie riscontrate.
Azioni
Definisce le opportune azioni correttive e di miglioramento delle non conformità originate dall’audit, gestisce i relativi progressi, segue e controlla gli esiti.
Verbale Audit
Produce il rapporto finale audit con l’esito, la valutazione dello stesso e riporta le evidenze riscontrate durante il ciclo controllo.
Dashboard e Cruscotti
Fornisce un ambiente integrato per realizzare in modo grafico cruscotti basati su KPI e per effettuare analisi periodiche tramite strumenti di B.I.
Screenshot
Benefici
- Riduzione dei tempi di gestione degli audit, grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni. Ottimizzazione e riduzione dei tempi di gestione.
- Facilita la gestione operativa attraverso un esteso sistema di tracciatura delle attività. Comunicazioni e notifiche automatiche interne ed esterne.
- Consente un monitoraggio dello stato di avanzamento delle Non Conformità e delle azioni in corso, con possibilità di filtrare i dati in base a diversi parametri.
- Consente l’utilizzo di checklist precaricate e di personalizzarle in tempo reale.
- E’ sviluppato per i dispositivi mobili in modalità touch screen. Consente l’uso della fotocamera e le relative foto possono essere modificate, inserendo indicazioni o risaltandone i dettagli.
- L’App Audit consente la consultazione di tutti i dati dell’Audit e garantisce la raccolta di evidenze in formato testo, immagini o video, eliminando supporti cartacei.
- Possibilità di raccolta firme degli operatori auditati direttamente su tablet.
- I dati elaborati possono essere facilmente esportati in Excel.
Soluzioni Correlate
Normative Correlate
- ISO 19011 – Audit
- ISO 9001 – Qualità
- D.lgs.81/08 – T.U S&SL
- ISO 45001 – Sicurezza S&SL
- D.lgs.152/08 – T.U. Ambientale
- ISO 14001 – Ambiente
- D.Lgs. 231 – Resp.Amm.va Società
- GDPR – Privacy