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Gestione Controlli Operativi

Nell’ambito della gestione degli adempimenti aziendali, per garantire la conformità dei parametri ai requisiti richiesti da specifiche normative o più semplicemente dai regolamenti interni, è necessario istituire un adeguato sistema di controllo operativo degli stessi.
Lo scopo è di verificare le specifiche richieste individuando eventuali criticità, per poi intervenire nella modalità più opportuna, al fine di rimuovere o eliminare gli elementi fuori norma ed evitare in tal modo eventuali costi o sanzioni.
Una gestione strutturata e sistemica dei controlli operativi richiede l’utilizzo di strumenti software semplici ed efficienti, che siano in grado di ottimizzare al meglio l’intera organizzazione aziendale rispettando i requisiti richiesti.

Che cosa può offrire la soluzione Keystone

La soluzione Keystone per i Controlli Operativi è in grado di rendere semplici e funzionali le attività di verifica/ispezione per ogni adempimento richiesto. Il modulo permette con estrema praticità la registrazione dei dati fatta sul campo tramite dispositivi mobile, con la relativa App.
Il Software consente di impostare delle regole in cui si definiscono le frequenze dei “monitoraggi/verifiche”, che richiedono la compilazione di una lista di controllo/checklist per i diversi ambiti e processi, come ad esempio il controllo periodico delle cassette primo soccorso e la verifica del pH dei pozzi.
La soluzione consente di proporre agli operatori le specifiche di controllo da verificare, guidandoli nello svolgimento delle attività, attraverso l’esecuzione di un processo gestito tramite il motore di workflow.
Il Software permette di effettuare la verifica registrando l’esito in tempo reale tramite smartphone. Le informazioni raccolte in mobilità sono trasmesse al server e rese quindi immediatamente disponibili e rielaborabili.

Il modulo consente di:

  • Predisporre, nella fase di configurazione, una checklist che contiene le specifiche di controllo e abbinarla al relativo adempimento;
  • Registrare i controlli operativi effettuati, attestando l’esito per ogni parametro con annotazione di commenti, con possibilità di allegare foto, file ecc.;
  • Registrare e gestire eventuali non conformità rilevate mediante integrazione con lo specifico modulo disponibile in Keystone Suite;
  • Analizzare i dati dell’attività di controllo ai fini del miglioramento continuo.

La soluzione può soddisfare esigenze di controllo in diversi ambiti operativi, quali ad esempio:

  • Verifica di aree, reparti e asset;
  • Monitoraggio della corretta esecuzione di attività;
  • Rilevazione parametri;
  • Verifica delle postazioni di lavoro;
  • Verifica delle dotazioni.

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Funzionalità disponibili nella soluzione

La struttura funzionale della soluzione Keystone è articolata in un completo set di componenti che consente di definire il grado ed il livello di articolazione per soddisfare qualsiasi esigenza operativa.

Modelli Adempimenti

Consente di definire i Modelli relativi a ciascun adempimento attraverso l’assegnazione di categorie, tipi e altri attributi per filtrarli in base a diversi parametri. Gli adempimenti possono ad esempio includere Monitoraggi, Controlli, Verifiche da effettuare, Verbali, Collaudi, Dichiarazioni, Richieste di autorizzazioni, Nulla osta, Denunce, Pagamenti di carattere fiscale, Nomine delegati, ecc.

Registro Adempimenti

Registro delle scadenze evase (istanze delle scadenze), nelle  quali è possibile registrare l’esito dell’istanza, tracciarne la cronologia nel tempo ed infine allegare la documentazione di supporto (file, foto, ecc.).

Configurazione Azioni

Consente la configurazione e parametrizzazione delle azioni necessarie per la corretta evasione dell’adempimento. Permette inoltre la relativa esecuzione delle azioni, con l’attivazione di un’istanza di processo associato all’adempimento, attraverso dei modelli e processi (workflow) preconfigurati. Ad esempio, è possibile attivare un’attività di monitoraggio in cui occorre compilare un check list di controllo e assegnarla a una specifica risorsa.

Modelli Liste di Controllo/Checklist

Consente di configurare vari modelli di checklist, con relativi voci/requisiti necessari all’esecuzione dei controlli.

Esecuzione ciclo di controllo

Permette di eseguire su dispositivo mobile in modo veloce e organizzato le attività di controllo, evitando la compilazione di supporti cartacei. L’applicazione è sincronizzata con il server per garantire un flusso dati aggiornato in tempo reale. Il sistema propone la corretta checklist in base all’adempimento in corso e avvia il processo guidato di compilazione delle checklist.

Consente di riportare documentazioni, foto, clip video e note vocali. Permette di registrare e inviare evidenze e rilievi per la predisposizione del relativo rapporto di controllo.

Rapporto di Controllo

Produce il rapporto di controllo con l’esito e la valutazione dello stesso dove sono riportate le evidenze riscontrate durante il ciclo controllo.

Non Conformità

Cattura, raccoglie, analizza le segnalazioni delle non conformità per garantire un trattamento ottimale e una gestione coerente degli eventi che l’hanno determinata. Consente di effettuare l’analisi degli eventi, delle conseguenze e delle cause, al fine di definire i relativi trattamenti e/o eventuali azioni di miglioramento.

Screenshot

Benefici

  • Riduce i tempi di gestione dei controlli operativi grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni.
  • Garantisce il miglioramento del processo degli adempimenti e ottimizza la riduzione dei costi di gestione.
  • Rende più semplici i processi di supporto agli adempimenti delle scadenze aziendali. Facilita il rispetto delle prescrizioni normative e legislative.
  • Consente un monitoraggio dello stato di avanzamento delle Non Conformità e delle azioni in corso, con possibilità di filtrare i dati in base a diversi parametri.
  • E’ sviluppato per i dispositivi mobili in modalità touch screen. Consente uso della fotocamera, le cui foto possono essere modificate inserendo indicazioni o evidenziandone i dettagli.
  • Consente la consultazione di tutti i dati disponibili e garantisce la raccolta di evidenze in formato testo, immagini o video, eliminando supporti cartacei.
  • I dati elaborati possono essere facilmente esportati in Excel.

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  • D.lgs.81/08 – T.U S&SL
  • ISO 45001 – Sicurezza S&SL
  • D.lgs.231 – Resp. Amm.va Società
  • ISO 14001 – Ambiente
  • D.lgs.152/08 – T.U. Ambientale
  • ISO 27001 – Sicurezza Informazioni
  • GDPR – Privacy