Contesto
Fatti salvi i settori espressamente vincolati dall’implementazione di un Sistema di Qualificazione, per i quali la valutazione delle imprese e dei lavoratori autonomi rappresenta un obbligo di legge, per tutti gli altri settori di attività, l’adozione di tale sistema costituisce un’opportunità per governare il rapporto con i propri fornitori e la relativa catena di fornitura. Tali attività, quando sono svolte in modo
tradizionale, hanno l’onere di coinvolgere diverse funzioni aziendali (Area Acquisti, Aree Tecniche, Responsabile Qualità, Sicurezza, Ambiente) e sono spesso rallentate dalla necessità di raccogliere una grande quantità di documentazione cartacea e di registrare manualmente i dati su database non strutturati (es. Excel) che non consentono una facile condivisione dei dati.
Che cosa può offrire la soluzione Keystone
La soluzione software per la Qualifica e Monitoraggio dei Fornitori semplifica il processo di gestione di valutazione (vendor rating) dei fornitori di materiali e servizi, tramite un nuovo paradigma digitale basato sulla definizione di standard operativi e un esteso sistema di tracciatura delle attività, di comunicazioni e notifiche automatiche interne ed esterne.
La soluzione è progettata per eseguire in tempo reale o in qualsiasi momento le valutazioni dei fornitori, sulla base di parametri e criteri predefiniti tramite modelli, che consentono di velocizzare la gestione operativa. L’utilizzo del modulo prevede la definizione e l’aggiornamento delle classi di qualificazione dei fornitori, mediante l’individuazione di opportune soglie sul punteggio assegnato ad ogni fornitore.
È consentita anche la valutazione dei fornitori prima della loro acquisizione, mediante la creazione di questionari e la valutazione automatica delle risposte ottenute.
L’applicativo gestisce le attività assegnate nel processo di qualifica mediante scadenzari, tiene aggiornato l’elenco dei fornitori qualificati e notifica le variazioni di stato dei fornitori a specifici profili di persone.
La soluzione permette inoltre di monitorare e analizzare i dati raccolti e il grado di avanzamento dei processi finalizzati all’attuazione delle azioni correttive dopo il rilevamento di non conformità. Fornisce infine potenti funzionalità di analisi per la generazione di report personalizzati integrando in automatico i dati raccolti durante le attività di qualifica.
La soluzione consente in particolare di semplificare l’attività rivolta a:
- Pianificazione dell’attività di qualifica dei Fornitori;
- Definizione dei modelli di qualifica e delle Liste di valutazione;
- Esecuzione della qualifica tramite compilazione di liste predefinite;
- Raccolta dei dati con possibilità di annotazioni, foto, video, documenti;
- Valutazione, registrazione e notifica degli esiti delle attività di qualifica;
- Gestione dello stato di avanzamento delle attività;
- Produzione e stampa di un rapporto di qualifica;
- Analisi e monitoraggio tramite KPI dei dati raccolti, ecc.
Funzionalità disponibili nella soluzione
La struttura funzionale della soluzione Keystone è articolata in un completo set di componenti che consente di definire il grado ed il livello di articolazione per soddisfare qualsiasi esigenza operativa.
Modelli di Qualifica
Gestisce i modelli nei quali sono preimpostati i dati di base relativi ai criteri di valutazione, quali Tipo fornitore, Tipo qualifica, Categoria di fornitura, ecc., e in particolare riporta i modelli di liste di valutazione da utilizzare in fase operativa, gli adempimenti da effettuare e i documenti da raccogliere.
Modelli liste di valutazione
Consente di configurare vari modelli di liste di valutazione e checklist, nelle quali è possibile definire le domande e i relativi punteggi, che saranno successivamente compilate in fase di qualifica.
Template e-mail
Consente di definire modelli standard di notifica tramite e-mail, utilizzati per il relativo invio automatico a soggetti interni ed esterni (Fornitori).
Scadenzario
Registro costantemente aggiornato in cui sono elencate le scadenze relative agli adempimenti, ai documenti e alle qualifiche. Il registro viene aggiornato all’approssimarsi della relativa data di evasione (in base al periodo di preavviso previsto). Tramite la definizione di regole, effettua un servizio automatico di invio e notifica via e-mail a gruppi di persone interne e ai fornitori stessi, per la richiesta e il sollecito di aggiornamento dei dati e dei documenti.
Esecuzione Valutazione
Consente di eseguire in modo veloce e collaborativo, tramite workflow, l’attività di qualifica dei fornitori. Permette di selezionare il fornitore dal relativo registro delle scadenze e avviare il processo guidato di compilazione delle liste di valutazione. Le liste sono proposte dal sistema in automatico in base al modello di qualifica scelto. Consente di allegare qualsiasi formato di file. L’esito della qualifica e relativa valutazione viene riportato in automatico nella scheda anagrafica del fornitore.
Rapporto di Qualifica
Produce il rapporto finale di qualifica con l’esito e la valutazione dello stesso, riporta il risultato conseguito e il livello di qualifica attribuito al fornitore.
Registro (Albo) Qualifiche Fornitori
Gestisce l’albo delle qualifiche effettuate con i relativi dettagli delle informazioni acquisite, mantenendo traccia dello storico delle valutazioni e dei relativi risultati.
Non Conformità
Consente di aprire in automatico una non conformità e uno specifico processo (workflow), a fronte di sospensione o mancato conseguimento del rinnovo. Consente inoltre di definire le opportune azioni da intraprendere nel caso sia necessario dare seguito alla non conformità, conseguente al mancato rinnovo della qualifica.
Screenshot
Benefici
- Riduzione dei tempi di gestione dell’attività di qualifica dei fornitori, grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni. Ottimizzazione e riduzione dei tempi di gestione.
- Facilita la gestione operativa attraverso un esteso sistema di tracciatura delle attività. Comunicazioni e notifiche automatiche interne ed esterne.
- Consente un monitoraggio dello stato di avanzamento delle Non Conformità e delle azioni in corso, con possibilità di filtrare i dati in base a diversi parametri.
- Consente l’utilizzo di liste di valutazione e checklist precaricate e di personalizzarle in tempo reale.
- I dati elaborati possono essere facilmente esportati in Excel.
- Fornisce un ambiente integrato per effettuare analisi periodiche tramite strumenti di Business Intelligence.
Soluzioni Correlate
Normative Correlate
- ISO 19011 – Audit
- ISO 9001 – Qualità
- ISO 45001 – Sicurezza S&SL
- D.lgs.81/08 – T.U S&SL
- ISO 14001 – Ambiente
- ISO 27001 – Sicurezza dati