Gestione Scadenzari, Regole, Notifiche
L’implementazione di un sistema di gestione con le relative prescrizioni normative e legislative, comporta inevitabilmente il corretto e puntuale adempimento di numerose scadenze aziendali relative ad attività, documenti, infrastrutture, clienti, fornitori, ecc. L’uso di strumenti di produttività individuale (outlook, excel, carta), spesso non integrati, non garantisce il pieno controllo sulle scadenze e nasconde il rischio di inefficienze, ritardi ed inadempienze.
Una gestione “improvvisata” delle scadenze degli adempimenti può comportare rischi elevati, come la dispersione delle informazioni tra le risorse o il mancato compimento di prescrizioni e di attività.
Tali rischi possono essere facilmente azzerati attraverso l’utilizzo di uno strumento centralizzato, in grado di garantire l’efficacia dei risultati e la riduzione dei costi, grazie all’utilizzo di meccanismi automatici di supporto e controllo, svincolati dalla responsabilità del singolo operatore.
Che cosa può offrire la soluzione Keystone
La soluzione per la gestione delle Scadenze tramite regole ed automatismi, presente in Keystone Suite, consente di supportare l’azienda nella corretta e puntuale gestione operativa degli adempimenti aziendali provenienti dai singoli moduli di gestione.
La piattaforma offre diversi strumenti di gestione perfettamente integrati che rendono la gestione operativa semplice, strutturata e facilmente adattabile alle specifiche esigenze dell’azienda, attraverso l’impostazione di “regole” ed “azioni” personalizzabili.
Il modulo è in grado di garantire un controllo puntuale degli adempimenti, tenendo conto del periodo di preavviso, e di gestire la relativa notifica di scadenza ai soggetti interni ed esterni dell’organizzazione. La soluzione, tramite un sistema di regole facilmente configurabili, consente inoltre la gestione delle azioni conseguenti all’approssimarsi della data di evasione, quali ad esempio l’attivazione di un’istanza di work flow per la gestione collaborativa delle attività tra i diversi soggetti coinvolti.
Il sistema di regole, oltre alla gestione delle scadenze, è anche in grado di notificare automaticamente via e-mail, a qualsiasi profilo o ruolo interno, il verificarsi di un cambio di stato di un’entità, al fine di informare dell’avvenuta variazione i diversi soggetti coinvolti (ad esempio l’avanzamento o la conclusione di un’attività relativa ad una specifica entità).
La gestione proattiva delle attività, basata su modelli preconfigurati, rappresenta la soluzione ideale per soddisfare le prescrizioni amministrative, richieste dai sistemi (Ambiente, Sicurezza, Qualità) o legate ad eventi specifici delle varie entità: risorse umane, infrastrutture, reparti, aree aziendali, clienti, fornitori, ecc.
La soluzione consente in particolare di semplificare l’attività rivolta a:
- Definire le “Regole” tramite modelli preconfigurati, al fine di automatizzare le scadenze, le notifiche e i processi di evasione;
- Definire modelli personalizzati di e-mail che possono essere inviati a soggetti interni ed esterni (Fornitori/Enti);
- Elaborare un registro delle scadenze all’approssimarsi della relativa evasione, visualizzabile in modo tabellare e nell’agenda personale;
- Tracciare le scadenze evase con consultazione del relativo esito;
- Gestire il registro delle comunicazioni, delle notifiche effettuate e consultare il relativo esito di invio.
Funzionalità disponibili nella soluzione
La struttura funzionale della soluzione Keystone è articolata in un completo set di componenti che consente di definire il grado ed il livello di articolazione per soddisfare qualsiasi esigenza operativa.
Regole e Automatismi
Consente la definizione delle “Regole” e la configurazione delle relative Azioni, al fine di permettere per ciascuna entità presente in Keystone, il calcolo automatico delle scadenze (con aggiornamento dello scadenzario, in base alla frequenza e ai giorni di preavviso). Effettua inoltre la relativa gestione delle notifiche via e-mail ai soggetti interni ed esterni, in base al profilo dei destinatari. Permette di tipicizzare sia adempimenti soggetti ad una scadenza una tantum, sia ripetitivi (ricorsivi).
Configurazione Azioni
Consente la configurazione e la parametrizzazione delle azioni necessarie per la corretta evasione dell’adempimento. Permette inoltre la relativa esecuzione dell’azioni, con l’attivazione di un’istanza di processo associato all’adempimento, attraverso dei modelli e processi (workflow) preconfigurati, ad esempio è possibile attivare un’attività di monitoraggio in cui occorre compilare un check list di controllo ed assegnarla ad una specifica risorsa.
Template email
Permette di definire modelli standard di notifica tramite e-mail, utilizzati per il relativo invio automatico a soggetti interni ed esterni (Fornitori/Enti).
Scadenzario
Registro costantemente aggiornato in cui sono elencate tutte le scadenze. Il registro viene aggiornato all’approssimarsi della relativa data di evasione (in base al periodo di preavviso previsto). L’elenco può essere visualizzato in modo tabellare e nell’agenda personale e i dati possono essere estrapolati in excel. Per ciascun “tipo” di scadenza è necessaria la definizione di una “regola” e la relativa configurazione delle azioni per alimentare lo scadenzario e le notifiche.
Non Conformità
Permette di aprire in automatico una non conformità nel caso l’evasione della scadenza sia stata effettuata in ritardo.
Registro Comunicazioni e Notifiche
Consente di consultare il registro delle comunicazioni, delle notifiche effettuate e di verificare nel tempo il relativo esito.
Screenshot
Benefici
- Riduzione dei tempi di gestione degli adempimenti, grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni. Ottimizzazione e riduzione dei tempi di gestione.
- Garanzia di conformità normativa con riduzione del rischio di sanzioni per il mancato o tardivo adempimento.
- Riduzione delle responsabilità penali.
- Facilita la gestione operativa attraverso un esteso sistema di tracciatura delle attività e notifiche delle scadenze. Comunicazioni e notifiche automatiche interne ed esterne.
- Consente di avere una visione d’insieme dello stato di avanzamento delle azioni in corso, con possibilità di filtrare i dati in base a diversi parametri.
- Monitoraggio e misurazione dello stato delle scadenze.
- Aumento dell’efficienza operativa, liberando risorse interne per attività a valore aggiunto. Corretta ed efficiente esecuzione delle procedure operative.
- I dati elaborati possono essere facilmente esportati in Excel con un semplice click.
- Disponibilità di tutti i dati consolidati in un database per le analisi periodiche, attraverso data Warehousing accessibili tramite strumenti di B.I.
Soluzioni Correlate
Normative Correlate
- ISO 9001 – Qualità
- D.lgs.81/08 – T.U S&SL
- ISO 45000 – Sicurezza S&SL
- D.lgs.152/08 – T.U. Ambientale
- ISO 14000 – Ambiente
- EMAS (Regolamento UE)
- D.Lgs. 231 – Resp.Amm.va Società