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Contesto

Il contesto in cui opera attualmente un’azienda è caratterizzato da un crescente numero di normative e regolamenti di carattere cogente o più semplicemente da regolamenti interni, che richiedono un obbligo di conformità a requisiti, parametri e controlli.
Le organizzazioni sono tenute a garantire un corretto e puntuale adempimento della conformità attraverso un adeguato sistema di gestione e controllo operativo degli stessi, al fine di non incorrere in pesanti sanzioni o limitazioni operative nell’ambito del proprio business.

Questi fattori impongono una strategia finalizzata a:

  • Aggiornare costantemente gli adempimenti e definire le proprie politiche di controllo.
  • Garantire che gli adempimenti aziendali siano conosciuti e adeguatamente gestiti.
  • Dimostrare agli azionisti, agli enti regolatori ed ai clienti che l’organizzazione è sotto controllo.

Cosa può offrire la soluzione ECM

La soluzione ECM di Keystone adotta una innovativa metodologia basata sull’integrazione di processi, controlli, normative e rischi, per gestire in modo efficace ed efficiente la compliance.

Consente di gestire l’insieme delle attività che all’interno di un’impresa vengono svolte costantemente per misurare e garantire il rispetto dei requisiti normativi e regolamentari, siano essi volontari o di legge, per valutare gli effetti di eventuali inadempienze e per individuare ed attuare misure di contenimento dei relativi rischi aziendali

Keystone ECM soddisfa tali esigenze attraverso una strategia che coinvolge l’intera organizzazione aziendale, attraverso la centralizzazione e condivisione in modo collaborativo dei processi, aiutando i responsabili decisionali a semplificare le attività operative, di controllo e di comunicazione, fornendo nel contempo la certezza che gli obiettivi di performance aziendali e il rispetto della conformità richiesto dalle numerose normative, siano correttamente gestite nei termini e nelle modalità pianificate.

La soluzione può soddisfare esigenze di controllo in diversi ambiti operativi, quali ad esempi, verifica di aree, reparti e asset; monitoraggio della corretta esecuzione di attività; rilevazione parametri; verifica delle dotazioni, ecc.
Consente inoltre di gestire il ciclo completo delle verifiche/audit da parte di revisori interni e di fornire ampia documentazione a conferma, che gli adempimenti aziendali sono stati identificati, analizzati e valutati ed i relativi controlli sono in grado di garantire la conformità ed il raggiungimento degli obiettivi di business, nel tempo.
La disponibilità di report in tempo reale consentono di tenere sotto controllo lo stato di conformità utilizzando specifici indicatori e cruscotti.

La soluzione di ECM di Keystone consente di gestire in un unico ambiente tutte le informazioni rilevanti relativi alla conformatità. La soluzione è scalabile consentendone l’utilizzo dei diversi moduli applicativi disponibili, singolarmente o congiuntamente (in modo combinato) alle diverse strutture aziendali, in funzione del contesto e delle specifiche iniziative progettuali. Può essere a tal fine utilizzata inizialmente da pochi utenti e successivamente esteso all’intero organico aziendale. Una gestione sofisticata dei privilegi assegnati agli utenti, regolamenta l’accesso ai dati solo a coloro che hanno adeguate autorizzazioni basati sui propri livelli di responsabilità.
L’offerta ECM di Keystone è orientata a organizzazioni private e pubbliche indipendentemente dal settore merceologico di appartenenza e dal numero di utenti coinvolti. La politica di pricing è flessibile, con costi di licenza d’uso e di avviamento competitivi.

Keystone ECM è una soluzione, progettata per essere configurabile ed adattata in modo rapido e semplice ed ha i suoi punti di forza nell’affidabilità e nella facilità d’uso da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività di configurazione e mantenimento del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate
La velocità di startup del sistema è garantita dalla disponibilità di contenuti preconfigurati, costituiti da processi, metadati e funzioni, per la gestione delle diverse normative e delle specifiche tematiche di settore. A tal fine si può importare in fase di configurazione del sistema, la libreria di “adempimenti”, predisposta a tal fine, che può essere facilmente personalizzata e adattata alle specifiche esigenze aziendali .
Consente inoltre di definire la pianificazione e la frequenza delle istanze degli adempimenti e controlli attraverso l’impostazione di regole in grado di automatizzare l’attività di notifica ed esecuzione delle stesse da parte delle risorse operative.

La piattaforma ECM di Keystone consente di avere un registro costantemente aggiornato degli adempimenti in scadenza e del relativo stato di avanzamento delle relative azioni. Consente di accedere alle dashboard e registri ed evidenziare velocemente le attività che richiedono la vostra attenzione o intervento. Potete ricevere notifiche, segnalazioni ed avvisi attraverso un efficiente sistema di notifiche via email o tramite un sistema di workflow management , che alimenta una work list (To do list) costantemente aggiornata, attraverso la quale vengono automaticamente aggregati ed integrati dati, informazioni, documenti, resi disponibili ai diversi attori coinvolti, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate.

Consente di accedere ai singoli adempimenti e visualizzare i collegamenti degli stessi con le entità coinvolte nella gestione, in modo bidirezionale. E’ pertanto possibile, durante l’esecuzione di un Audit, di avere accesso in modo automatico a tute le informazioni disponibili, relativi agli adempimenti che sono oggetto di controllo, evitando in tal modo perdite di tempo per la ricerca e la fornitura delle evidenze da verificare.
La disponibilità di report in tempo reale consente di tenere sotto controllo lo stato di conformità agli standard ed infine lo stato di esecuzione dei controlli chiave, utilizzando specifici indicatori e cruscotti. E’ possibile visualizzare gli indicatori per analizzare come le prestazioni sono migliorate e come sono state risolte le non conformità indicandone l’esito.
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Un punto di forza della piattaforma ECM di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate della gestione degli adempimenti con la gestione dei Processi di Business, rendendo interoperabili strumenti organizzazione aziendale, di analisi, pianificazione e monitoraggio dei sistemi di controllo, al fine di soddisfare le esigenze di compliance multiple ed uniformate delle diverse normative.
La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, l’interoperabilità e l’aggiornamento dei dati gestiti nei processi con altre applicazioni e dispositivi già presenti in azienda, attraverso la creazione di connettori (Plug-in), realizzabili con gli strumenti disponibili nella suite.
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Panoramica delle principali funzioni ECM

La struttura funzionale della soluzione ECM di Keystone è articolata in un completo set di componenti che consente di definire il grado e il livello di articolazione per soddisfare qualsiasi esigenza operativa.

Norme e regolamenti

Definisce i regolamenti aziendali e requisiti normativi in funzione del livello appropriato di conformità, che richiedono le normative volontarie e cogenti applicabili all’organizzazione.

Segnalazioni

Consente l’inoltro di richieste o di comunicazioni, attraverso la quale un utente abilitato nella piattaforma, attiva la gestione di una specifica procedura informatica che prevede l’apertura di una o più istanze di un’entità e/o di un processo nella to do list.

Non Conformità

Cattura, raccoglie, analizza le segnalazioni delle non conformità per garantire un trattamento ottimale e una gestione coerente degli eventi che l’hanno determinata. Consente di effettuare l’analisi degli eventi, delle conseguenze e delle cause, al fine di definire i relativi trattamenti e/o eventuali azioni di miglioramento.

Azioni NC e Audit

Definisce i piani d’azione e le opportune azioni correttive delle non conformità, gestisce i relativi progressi, segue e controlla gli esiti per garantire il miglioramento delle attività operative.

Piani Audit

Gestisce piani di verifica annuali, con relativa articolazione e schedulazione delle attività programmate. Consente di aprire in automatico una istanza di Audit alla data pianificata e tiene aggiornata lo stato di esecuzione degli audit attraverso strumenti grafici (Gantt).

Audit

Gestisce i modelli di Audit, la qualifica degli Auditors e la conduzione e registrazione di qualsiasi Audit aziendale, previsto in ambito organizzativo, normativo e legislativo, di prima e seconda parte.
Gestisce i processi di audit e supporta gli auditors nell’esecuzione operativa delle verifica, con l’acquisizione dei commenti, file e foto attraverso questionari e checklist in grado di evidenziare ed aprire in automatico non conformità. Consente infine di verificare lo stato di avanzamento delle relative azioni correttive o di miglioramento.

Qualifica Fornitori

Definisce i criteri e  gestisce le qualifica dei fornitori sulla base di verifiche iniziali e periodiche strutturate per tipologie di fornitura o altre tipologie personalizzabili in base alle proprie esigenze.

Regole e Automatismi

Consente la definizione di “Regole” e la configurazione delle relative Azioni, al fine di permettere il calcolo automatico delle scadenze delle entità in base alla frequenza e ai giorni di preavviso. Effettua la relativa gestione delle notifiche via email ai soggetti interni ed esterni. Consente di tipicizzare sia adempimenti soggetti ad una scadenza una tantum, sia ripetitivi (ricorsivi).

Controlli operativi-Adempimenti

Gestisce i controlli operativi relativi agli adempimenti aziendali. Consente di predisporre una checklist che contiene le specifiche di controllo e abbinarla al relativo adempimento, di registrare i controlli operativi effettuati, attestando l’esito con l’annotazione di commenti, con possibilità di allegare foto e file etc., di aprire eventuali non conformità rilevate ed infine di analizzare i dati dell’attività di controllo.

Notifiche e.mail

Consente di definire modelli standard di notifica tramite email, utilizzati per il relativo invio automatico a soggetti interni ed esterni (Fornitori/Enti). Consente di consultare il registro delle comunicazioni, delle notifiche effettuate e di verificare nel tempo il relativo esito.

Process Workflow

Consente di attribuire tramite un potente motore di workflow i task operativi agli utenti in base ai ruoli e responsabilità definiti a livello di progettazione dei processi. Alimenta in tempo reale le work list degli attori attivi coinvolti, orchestrando e comunicando la corretta esecuzione dei task in modo collaborativo, seguendo le regole definite nel processo.

Dashboard e Cruscotti

Fornisce un ambiente integrato per realizzare in modo grafico cruscotti basati su KPI. Nella dashboard i dati aziendali sono presentati tramite indici, analisi di dettaglio, report, tabelle, grafici, immagini, etc. ed è possibile creare dei link di accesso diretto ad informazioni presenti nei moduli Keystone per navigazione e approfondimenti.

Screenshot

Benefici

  • Garantisce la conformità a qualsiasi requisito richiesto da norme e regolamenti cogenti e volontarie Iso, Emas, Uni e Ohsas.
  • Consente una gestione integrata e uniformata delle diverse normative, favorendo in tal modo l’eliminazione di silos informativi e modelli specifici per singola normativa.
  • Riduce i tempi di gestione dei controlli operativi grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni.
    Riduce i tempi di gestione dei controlli operativi grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni.
  • Consente un monitoraggio dello stato di avanzamento delle Non Conformità e delle azioni in corso, con possibilità di filtrare i dati in base a diversi parametri.
  • E’ sviluppato per i dispositivi mobili in modalità touch screen. Consente uso della fotocamera, le cui foto possono essere modificate inserendo indicazioni o evidenziando dei dettagli.
  • Consente di effettuare analisi e report delle prestazioni analizzando i dati a livello di dettaglio o di sintesi, attraverso sistemi di ricerca avanzata,
  • Indicatori KPI e tramite tool di business intelligence.
  • Consente di esportare i dati in MS Excel per ulteriori analisi o reportistica

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Normative Correlate

  • ISO 31000 -Gest. Rischi
  • ISO 19600 -Gest. Conformità
  • ISO 9001 -Qualità
  • D.lgs.81/08 -T.U S&SL
  • ISO 45000 -Sicurezza S&SL
  • D.lgs.231 -Resp.Amministrativa Società
  • ISO 14000 -Ambiente
  • D.lgs.152/08 -T.U. Ambientale
  • ISO 27001 -Sicurezza Dati
  • GDPR-Privacy