La soluzione di ECM di Keystone consente di gestire in un unico ambiente tutte le informazioni rilevanti relativi alla conformatità. La soluzione è scalabile consentendone l’utilizzo dei diversi moduli applicativi disponibili, singolarmente o congiuntamente (in modo combinato) alle diverse strutture aziendali, in funzione del contesto e delle specifiche iniziative progettuali. Può essere a tal fine utilizzata inizialmente da pochi utenti e successivamente esteso all’intero organico aziendale. Una gestione sofisticata dei privilegi assegnati agli utenti, regolamenta l’accesso ai dati solo a coloro che hanno adeguate autorizzazioni basati sui propri livelli di responsabilità.
L’offerta ECM di Keystone è orientata a organizzazioni private e pubbliche indipendentemente dal settore merceologico di appartenenza e dal numero di utenti coinvolti. La politica di pricing è flessibile, con costi di licenza d’uso e di avviamento competitivi.

Keystone ECM è una soluzione, progettata per essere configurabile ed adattata in modo rapido e semplice ed ha i suoi punti di forza nell’affidabilità e nella facilità d’uso da parte delle diverse tipologie di utenza impegnate nelle attività di configurazione e mantenimento del sistema, in modo da supportare e diventare parte integrante dell’operatività, anche in organizzazioni poco strutturate
La velocità di startup del sistema è garantita dalla disponibilità di contenuti preconfigurati, costituiti da processi, metadati e funzioni, per la gestione delle diverse normative e delle specifiche tematiche di settore. A tal fine si può importare in fase di configurazione del sistema, la libreria di “adempimenti”, predisposta a tal fine, che può essere facilmente personalizzata e adattata alle specifiche esigenze aziendali .
Consente inoltre di definire la pianificazione e la frequenza delle istanze degli adempimenti e controlli attraverso l’impostazione di regole in grado di automatizzare l’attività di notifica ed esecuzione delle stesse da parte delle risorse operative.

La piattaforma ECM di Keystone consente di avere un registro costantemente aggiornato degli adempimenti in scadenza e del relativo stato di avanzamento delle relative azioni. Consente di accedere alle dashboard e registri ed evidenziare velocemente le attività che richiedono la vostra attenzione o intervento. Potete ricevere notifiche, segnalazioni ed avvisi attraverso un efficiente sistema di notifiche via email o tramite un sistema di workflow management , che alimenta una work list (To do list) costantemente aggiornata, attraverso la quale vengono automaticamente aggregati ed integrati dati, informazioni, documenti, resi disponibili ai diversi attori coinvolti, garantendo la correttezza, la tracciabilità e la documentazione delle attività effettuate.

Consente di accedere ai singoli adempimenti e visualizzare i collegamenti degli stessi con le entità coinvolte nella gestione, in modo bidirezionale. E’ pertanto possibile, durante l’esecuzione di un Audit, di avere accesso in modo automatico a tute le informazioni disponibili, relativi agli adempimenti che sono oggetto di controllo, evitando in tal modo perdite di tempo per la ricerca e la fornitura delle evidenze da verificare.
La disponibilità di report in tempo reale consente di tenere sotto controllo lo stato di conformità agli standard ed infine lo stato di esecuzione dei controlli chiave, utilizzando specifici indicatori e cruscotti. E’ possibile visualizzare gli indicatori per analizzare come le prestazioni sono migliorate e come sono state risolte le non conformità indicandone l’esito.
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Un punto di forza della piattaforma ECM di Keystone è rappresentato dalla capacità di fornire prestazioni integrate e centralizzate della gestione degli adempimenti con la gestione dei Processi di Business, rendendo interoperabili strumenti organizzazione aziendale, di analisi, pianificazione e monitoraggio dei sistemi di controllo, al fine di soddisfare le esigenze di compliance multiple ed uniformate delle diverse normative.
La soluzione dispone di strumenti in grado di facilitare l’integrazione, l’interoperabilità e l’aggiornamento dei dati gestiti nei processi con altre applicazioni e dispositivi già presenti in azienda, attraverso la creazione di connettori (Plug-in), realizzabili con gli strumenti disponibili nella suite.
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